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Préparer son séjour et organiser un voyage en groupe

Conseils pour gérer un groupe

organiser un sejour linguistique avec un groupe

Vous avez constitué un groupe et êtes prêt à partir.Vous êtes maintenant le responsable du groupe : Qu’ils soient étudiants, familles, ou adultes, vous supervisez le déroulement du séjour de vos participants.

Voici quelques règles pour vous aider dans votre mission :

Pour l’encadrement d’un groupe de mineurs :

Avant le départ, nous recommandons à l’accompagnateur de faire des copies des passeports de chaque participant.
L’accompagnateur gardera en lieu sûr (coffre-fort de l’hôtel par exemple) les passeports et billets d’avion.
Les élèves circuleront dans Paris avec les photocopies des documents.
Prendre des Précautions : S’assurer que les participants conservent sur eux l’adresse de leur lieu de résidence , ainsi que le numéro de téléphone du responsable de groupe, au cas où ils seraient séparés du groupe.
Connaître l’emploi du temps des participants : Pendant le temps libre, vous devrez savoir où se trouvent vos stagiaires et quand ils seront de retour. Il est recommandé que les stagiaires restent toujours en groupe de 3 ou 4 lorsqu’ils ne sont pas accompagnés.
Au cours de visites ou excursions, les responsables du groupe ou accompagnateurs sont chargés de surveiller et vérifier leur effectif.
Pour les 16-17 ans, si des sorties sont autorisées, exiger un retour à l’hébergement en Taxi .

Pour tous :

Encouragez la ponctualité et le respect des horaires, surtout lors de visites avec guide réservé.
Prévoir un temps plus large pour un déplacement en groupe que pour le déplacement d’un individuel.
En hébergement en famille d’accueil, le groupe est réparti dans un certain nombre de familles. N’oubliez pas qu’une famille d’accueil n’a pas le rôle d’encadrant, c’est pourquoi nous ne recommandons pas de séjour en famille d’accueil pour les – de 18 ans.
Vous avez les mêmes responsabilités de responsable de groupe que pour un séjour en hôtel, et êtes garant de la discipline des participants.
Nous vous recommandons de conserver la liste de toutes les familles, avec adresses et numéros de téléphone, ainsi que la répartition des stagiaires dans ces familles.
Prenez, si possible, le temps de contacter chaque famille, pour leur donner notamment les informations sur les autorisations de sorties.